Chcesz rozpocząć 2027 rok z nowym biurem rachunkowym? Sprawdź obecną umowę już w październiku. Termin wypowiedzenia, rozliczenie końcówki roku i przekazanie dokumentów warto ustalić z wyprzedzeniem. Dzięki temu przed podjęciem decyzji będziesz wiedzieć, kiedy nowe biuro może rozpocząć obsługę i jakie czynności pozostaną po stronie dotychczasowego.

Poniżej wyjaśniamy, jak przygotować zmianę biura rachunkowego w jednoosobowej działalności i spółce oraz o co zapytać podczas pierwszej rozmowy.

Najpierw sprawdź obecną umowę

Odszukaj postanowienia o okresie wypowiedzenia, sposobie jego liczenia i wymaganej formie. Sprawdź również zasady przekazania dokumentacji oraz rozliczenia usług wykonywanych po zakończeniu bieżącej obsługi.

Przykład: jeżeli umowa przewiduje jednomiesięczny okres wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, zakończenie współpracy 31 grudnia 2026 r. co do zasady wymaga skutecznego doręczenia wypowiedzenia najpóźniej 30 listopada. To przykład dla konkretnego zapisu, a nie termin obowiązujący wszystkie firmy.

Zadbaj o dowód doręczenia. Przy składaniu wypowiedzenia znaczenie ma co do zasady możliwość zapoznania się adresata z jego treścią, a nie samo nadanie przesyłki. Jeżeli standardowy okres wypowiedzenia nie pozwala na planowany termin, można rozważyć uzgodnienie innej daty w porozumieniu z dotychczasowym biurem. [1]

Rozliczenie grudnia i zamknięcie roku

Rozpoczęcie bieżącej obsługi w styczniu nie rozstrzyga samo w sobie, kto wykona rozliczenia za grudzień ani przygotuje dokumenty roczne. Część tych prac odbywa się już w następnym roku. Ustal na piśmie:

• kto rozliczy ostatni miesiąc lub kwartał 2026 r. i prześle wymagane deklaracje oraz pliki JPK;
• kto przygotuje roczne zeznanie podatkowe, a w firmie prowadzącej księgi rachunkowe także sprawozdanie finansowe;
• kto obsłuży rozliczenia pracownicze i informacje roczne, jeżeli zatrudniasz pracowników;
• kto zajmie się ewentualnymi korektami dotyczącymi wcześniejszych okresów i jak zostaną wycenione te prace.

Przy spółce trzeba także uzgodnić przekazanie danych potrzebnych do otwarcia kolejnego roku. Powierzenie ksiąg biuru nie zwalnia kierownika jednostki z ustawowej odpowiedzialności za rachunkowość, w tym za nadzór. Jasny podział prac pomaga tę odpowiedzialność właściwie wykonywać. [2]

Przygotuj dokumenty potrzebne nowemu biuru

Lista zależy od formy ewidencji, podatków i zakresu obsługi. Na pierwszą rozmowę wystarczą podstawowe informacje o firmie oraz obecna umowa. Przy właściwym przekazaniu potrzebne mogą być między innymi:

• w JDG: księga przychodów i rozchodów albo ewidencja przychodów, ewidencja środków trwałych, dane o dotychczasowych rozliczeniach podatków i składek;
• w spółce prowadzącej księgi rachunkowe: księgi i uzgodnione zestawienia obrotów i sald, rozrachunki, ewidencja środków trwałych oraz polityka rachunkowości;
• stosownie do sytuacji: rejestry VAT, pliki JPK, deklaracje i potwierdzenia ich wysłania, dokumentacja kadrowo-płacowa oraz informacje o otwartych sprawach z urzędami.

Uzgodnij również format plików i możliwość odczytania danych przez nowe biuro. Przekazanie warto potwierdzić protokołem wskazującym otrzymane materiały, brakujące pozycje i terminy ich uzupełnienia.

Uporządkuj pełnomocnictwa i dostęp do KSeF

Przejście do nowego biura wymaga przeglądu uprawnień. Pełnomocnictwo UPL-1 do podpisywania deklaracji elektronicznych oraz dostęp do KSeF to odrębne sprawy. UPL-1 można odwołać za pomocą OPL-1. Uprawnienia w KSeF nadaje i odbiera osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia do zarządzania nimi. [3][4]

Ustal, kiedy nowe biuro otrzyma potrzebne dostępy, a dotychczasowe zakończy czynności wymagające korzystania z systemów. Następnie usuń zbędne uprawnienia. Sprawdź też pełnomocnictwa do ZUS oraz aktualność danych zgłoszonych urzędom. Przy JDG zweryfikuj informacje o podmiocie prowadzącym dokumentację i miejscu jej przechowywania, podawane we wniosku CEIDG. [5]

Porównaj zakres obsługi i uzgodnij cenę

Przed zakończeniem obecnej współpracy ustal z nowym biurem termin rozpoczęcia, zakres usług i wynagrodzenie. Zapytaj, czy cena obejmuje obsługę kadrową, konsultacje, zeznania roczne i sprawozdanie finansowe. Osobno wyjaśnij koszt przejęcia dokumentacji, uzupełnienia zaległości oraz korekt.

Porozmawiaj także o codziennej współpracy: kto odpowie na pytania, jak przekazywać dokumenty i w jakich terminach otrzymasz informacje o rozliczeniach. Te ustalenia pozwalają porównać oferty dotyczące rzeczywiście podobnej usługi.

Zaplanuj przejęcie w pięciu etapach

1. Rozmowa o firmie i sprawdzenie obecnej umowy. Określ potrzeby oraz możliwy termin zmiany.
2. Uzgodnienie nowej współpracy. Potwierdź zakres, cenę, datę rozpoczęcia i podział prac dotyczących poprzedniego roku.
3. Zakończenie dotychczasowej obsługi. Złóż wypowiedzenie lub zawrzyj porozumienie i ustal harmonogram przekazania.
4. Przekazanie dokumentów i uporządkowanie dostępów. Sprawdź kompletność materiałów, pełnomocnictwa i uprawnienia w systemach.
5. Pierwsze rozliczenie w nowym biurze. Potwierdź, że obieg dokumentów działa i wszystkie uzgodnione obowiązki mają wykonawcę.

Zmiana biura również w trakcie roku

Biuro rachunkowe można zmienić także w trakcie roku. Termin trzeba dopasować do umowy, dostępności nowego biura i stanu dokumentacji. Jeżeli rozpoczęcie obsługi od stycznia nie będzie możliwe, warto ustalić kolejny realny termin zamiast przekazywać sprawy w pośpiechu.

Porozmawiajmy o księgowości Twojej firmy

Kancelaria FLIS działa w Toruniu od 2008 roku. Łączymy obsługę księgową i kadrowo-płacową ze wsparciem doradców podatkowych. Jeśli rozważasz zmianę biura, porozmawiajmy o obecnym zakresie obsługi, potrzebach firmy i planowanym terminie przejścia.

Na początek przygotuj obecną umowę oraz informację o formie działalności, sposobie prowadzenia księgowości, orientacyjnej liczbie dokumentów i zatrudnieniu. Na tej podstawie łatwiej ustalić warunki dalszej współpracy.

Umów rozmowę o zmianie biura rachunkowego

Kancelaria FLIS • Toruń • tel. 792 180 071