OBOWIĄZKI PRACODAWCY PRZY WZROŚCIE ZATRUDNIENIA

Wraz ze wzrostem zatrudnienia zmienia się nie tylko skala działalności pracodawcy, lecz przede wszystkim zakres jego obowiązków prawnych. Przekroczenie określonych progów zatrudnienia powoduje wejście w bardziej sformalizowany reżim prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz obowiązków publicznoprawnych. Kluczowe znaczenie ma przy tym nie tylko sama liczba pracowników, lecz także prawidłowe rozróżnienie pomiędzy konsultacją a uzgodnieniem oraz właściwe ustalenie, kiedy pracodawca może działać samodzielnie, a kiedy musi współpracować z reprezentacją pracowników.

Po osiągnięciu poziomu co najmniej 20 pracowników pracodawca wchodzi w reżim przepisów o rozwiązywaniu stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Oznacza to konieczność stosowania szczególnych zasad zarówno przy zwolnieniach grupowych, jak i przy części zwolnień indywidualnych, jeżeli przyczyna rozwiązania stosunku pracy leży wyłącznie po stronie pracodawcy, na przykład w przypadku likwidacji stanowiska pracy. W takich sytuacjach pojawia się obowiązek przeprowadzenia procedury konsultacyjnej. Jeżeli u pracodawcy działają związki zawodowe, konsultacje prowadzi się z nimi, natomiast w przypadku ich braku konieczne jest przeprowadzenie ich z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w rzeczywistym, a nie pozornym trybie. Brak prawidłowej procedury konsultacyjnej stanowi istotne ryzyko zakwestionowania zwolnień.

Na tym etapie aktualizuje się również obowiązek wypłaty odpraw pieniężnych w przypadku rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika, nawet jeżeli zwolnienie dotyczy tylko jednej osoby. Jest to jeden z najczęściej pomijanych obowiązków w praktyce, a jego naruszenie niemal automatycznie prowadzi do przegranej w sporze sądowym.

Równolegle należy zwrócić uwagę na obowiązki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jeżeli pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, staje się płatnikiem zasiłków i przejmuje obowiązek ich wypłaty. Ma to istotne znaczenie organizacyjne i finansowe, ponieważ oznacza konieczność prawidłowego ustalania prawa do świadczeń oraz ich wysokości.

W obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy wraz ze wzrostem zatrudnienia rośnie zakres obowiązków organizacyjnych. Pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki socjalne, w tym w określonych sytuacjach jadalnię czy pomieszczenia wypoczynkowe. Niezależnie od liczby pracowników jest zobowiązany do przeprowadzania oceny ryzyka zawodowego, organizowania szkoleń BHP oraz zapewnienia środków ochrony, jednak większa skala zatrudnienia powoduje konieczność bardziej sformalizowanego podejścia. Istotnym obowiązkiem jest także prowadzenie konsultacji w sprawach BHP. W przypadku braku związków zawodowych konsultacje te prowadzi się z przedstawicielami pracowników, których wybór musi być faktyczny i udokumentowany.

Po osiągnięciu poziomu 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty pojawia się obowiązek związany z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Pracodawca, który nie osiąga wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, zobowiązany jest do dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON. Obowiązek ten ma charakter publicznoprawny i nie podlega konsultacjom z pracownikami.

Znaczące rozszerzenie obowiązków następuje przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników. W tym momencie pracodawca powinien wprowadzić regulamin pracy oraz – jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy – regulamin wynagradzania. Jeżeli działają związki zawodowe, regulaminy wymagają uzgodnienia z ich udziałem. W przypadku ich braku pracodawca ustala regulaminy samodzielnie, co nie zwalnia go jednak z obowiązku zachowania prawidłowej procedury wewnętrznej i przejrzystości regulacji.

Na tym etapie pojawia się również obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, chyba że zastosowanie mają ustawowe wyjątki. Regulamin funduszu wymaga uzgodnienia – jeżeli nie ma związków zawodowych, uzgodnienia dokonuje się z przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę. W tym przypadku ustawodawca wyraźnie wymaga zgody strony pracowniczej, co odróżnia tę sytuację od zwykłej konsultacji.

Przy zatrudnieniu co najmniej 50 osób pracodawca ma także obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych w ramach przepisów o ochronie sygnalistów. Procedura ta powinna zostać skonsultowana z pracownikami lub ich przedstawicielami, przy czym ma ona charakter konsultacyjny, a nie uzgodnieniowy.

Dodatkowo w tej skali zatrudnienia należy uwzględnić przepisy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. W określonych przypadkach może powstać obowiązek organizacji wyborów rady pracowników, jeżeli pracownicy wystąpią z odpowiednim wnioskiem.

Po przekroczeniu poziomu 100 pracowników pracodawca jest zobowiązany do utworzenia służby BHP jako wyodrębnionej jednostki organizacyjnej. Obowiązek ten ma charakter bezwzględny i nie wymaga uzgodnień z przedstawicielami pracowników. Przy dalszym wzroście zatrudnienia, w szczególności powyżej 250 pracowników, konieczne jest powołanie komisji BHP jako organu doradczego.

Niezależnie od wskazanych progów przez cały okres zatrudniania pracowników pracodawca pełni funkcję płatnika podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne. Wraz ze wzrostem zatrudnienia rośnie jednak ryzyko błędów w rozliczeniach, co w praktyce zwiększa znaczenie prawidłowej organizacji procesów kadrowo-płacowych.

Warto podkreślić, że Państwowa Inspekcja Pracy nie jest źródłem obowiązków, lecz organem kontrolnym. Wraz ze wzrostem zatrudnienia zwiększa się jednak prawdopodobieństwo kontroli oraz zakres weryfikowanych obszarów. Najczęstsze naruszenia dotyczą braku prawidłowych konsultacji, nieprawidłowego wyboru przedstawicieli pracowników, wadliwych regulaminów oraz błędów w zakresie BHP i dokumentacji pracowniczej.

Z perspektywy praktycznej kluczowe znaczenie ma prawidłowe przygotowanie procedur oraz dokumentacji jeszcze przed przekroczeniem progów zatrudnienia. Największe ryzyka nie wynikają bowiem z samego faktu zatrudniania większej liczby pracowników, lecz z nieprawidłowego wdrożenia obowiązków formalnych, w szczególności w zakresie konsultacji i uzgodnień. To właśnie w tych obszarach najczęściej dochodzi do wadliwości działań pracodawcy, które mogą prowadzić do sporów sądowych, sankcji administracyjnych lub odpowiedzialności wykroczeniowej.

Początek formularza

Dół formularza

LISTA OBOWIĄZKÓW PRACODAWCY WRAZ ZE WZROSTEM ZATRUDNIENIA – Z ROZRÓŻNIENIEM NA KLUCZOWE OBSZARY I PROGI:

PRÓG ≥20 PRACOWNIKÓW

Prawo pracy – zwolnienia

• stosowanie ustawy o zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników
• obowiązek procedury konsultacyjnej przy zwolnieniach grupowych
• stosowanie przepisów także do części zwolnień indywidualnych
• obowiązek zawiadomienia PUP (przy zwolnieniach grupowych)

Odprawy

• obowiązek wypłaty odpraw przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracownika (także przy 1 osobie)

Konsultacje

• ze związkami zawodowymi
• albo z przedstawicielami pracowników (jeśli brak związków)

ZUS

• status płatnika zasiłków (jeśli >20 ubezpieczonych chorobowo)
• obowiązek samodzielnej wypłaty zasiłków

BHP

• obowiązek konsultacji BHP z pracownikami / przedstawicielami
• zapewnienie odpowiednich warunków socjalnych (np. jadalnia – w określonych przypadkach)

PRÓG ≥25 PRACOWNIKÓW (PFRON)

PFRON

• obowiązek wpłat na PFRON (jeśli brak wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych)
• prawidłowe wyliczanie zatrudnienia w przeliczeniu na etaty

PRÓG ≥50 PRACOWNIKÓW

Regulaminy

• obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy
• obowiązek wprowadzenia regulaminu wynagradzania (jeśli brak układu zbiorowego)

 Z kim:

• ze związkami – uzgodnienie
• bez związków – pracodawca ustala samodzielnie

ZFŚS

• obowiązek utworzenia funduszu (co do zasady)
• obowiązek wprowadzenia regulaminu ZFŚS

 Z kim:

• ze związkami – uzgodnienie
• bez związków – uzgodnienie z przedstawicielem pracowników

Sygnaliści

• obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych
• obowiązek konsultacji procedury

 Z kim:

• związki lub przedstawiciele pracowników

Informowanie i konsultacje

• możliwość powstania rady pracowników
• obowiązek organizacji wyborów (na wniosek pracowników)

 PRÓG ≥100 PRACOWNIKÓW

BHP

• obowiązek utworzenia służby BHP jako wyodrębnionej komórki

 PRÓG ≥250 PRACOWNIKÓW

BHP

• obowiązek powołania komisji BHP

KLUCZ PRAKTYCZNY

• konsultacja = obowiązek wysłuchania (bez zgody)
• uzgodnienie = wymagana zgoda drugiej strony