W księgowości dokumentacja stanowi kluczowy element prowadzenia ewidencji finansowej przedsiębiorstwa. Właściwe dokumenty pozwalają na prawidłowe ujęcie operacji gospodarczych, zapewniając wiarygodność i przejrzystość ksiąg rachunkowych. Ich właściwe sporządzanie, przechowywanie oraz analiza są niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy oraz wywiązywania się z obowiązków wobec urzędów skarbowych, kontrahentów i innych podmiotów. Sprawdzonym biurem rachunkowym w Toruniu są dostępne w ofercie firmy Kancelaria Flis. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Faktury VAT, rachunki i dowody sprzedaży

Podstawowymi dokumentami księgowymi, które stanowią dowód dokonania operacji gospodarczych, są faktury VAT oraz rachunki. Faktury VAT wystawiane są przy sprzedaży towarów lub świadczeniu usług i stanowią potwierdzenie zawartej transakcji. Muszą zawierać określone prawem dane, takie jak numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, cenę netto, stawkę VAT, kwotę podatku oraz wartość brutto. Na ich podstawie dokonywane są zapisy księgowe dotyczące przychodów oraz należności. Rachunki natomiast, w przeciwieństwie do faktur, nie zawierają informacji o VAT, są one wykorzystywane głównie przez podmioty niebędące płatnikami tego podatku. Dowody sprzedaży, takie jak paragony, są używane w przypadku sprzedaży detalicznej i stanowią dowód dokonanej transakcji, choć nie zawsze są bezpośrednio ujmowane w księgach rachunkowych. Te dokumenty są niezbędne do ewidencji przychodów, podatku VAT oraz do monitorowania należności przedsiębiorstwa.

Dowody wewnętrzne i zewnętrzne

Oprócz faktur i rachunków istotną rolę w księgowości odgrywają inne dokumenty, zwane dowodami księgowymi. Można je podzielić na dowody zewnętrzne oraz wewnętrzne. Dowody zewnętrzne to wszystkie dokumenty otrzymywane od kontrahentów, takie jak faktury zakupu, noty korygujące, wyciągi bankowe, potwierdzenia wpłat i wypłat, umowy leasingowe oraz inne potwierdzenia operacji gospodarczych. Dowody zewnętrzne są szczególnie istotne przy ewidencjonowaniu kosztów, zobowiązań oraz rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS. Z kolei dowody wewnętrzne to dokumenty sporządzane przez samo przedsiębiorstwo. Należą do nich m.in. polecenia księgowania, raporty kasowe, dokumenty rozliczeniowe dotyczące wynagrodzeń pracowników, ewidencja inwentaryzacji, rozliczenia międzyokresowe oraz dowody przyjęcia i wydania materiałów. Dowody wewnętrzne pozwalają na wewnętrzne monitorowanie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa i stanowią podstawę do dokonania zapisów księgowych w księdze głównej i księgach pomocniczych.